לכל אירוע עסקי – ואין זה משנה לאיזו מטרה הוא מופק (יריד מכירות, אירועי השקה, כנס מקצועי או כנס לקוחות) – יש מאפיינים ייחודיים המחייבים הפקה מוקפדת ו"תפירת חליפת אירוע" מותאמת אישית לארגון ולמאפייני הפעילות באירוע. אירוע עסקי מוצלח הוא רב חשיבות ובעת הפקתו יש לתת את הדעת על ערב רב של גורמים. החדשות הטובות הן שניתן לעמוד באתגר בכבוד, אם שמים לב להיבטים שונים ואם שומרים על כל הכללים. אז איך מפיקים אירוע עסקי מוצלח? כל התשובות לפניכם.
שלב ראשון – הגדרת מטרה וסגנון האירוע
אירוע עסקי הוא כל אירוע בעל מטרה עסקית. אירוע עסקי יכול להיות אחד מאלה: יריד מכירות, כנס השקת מוצרים (חשיפת מוצרים חדשים), כנס השקת חנות חדשה או משרדים חדשים לארגון או לעסק (כל אלה אירועי השקה, אבל הם נבדלים אלה מאלה), כנסי שיווק ופרסום, כנסים מקצועיים, כנסי לקוחות ועוד. שלב ראשון בארגונו של אירוע עסקי כולל הגדרה של מטרות האירוע והתאמת סגנון ההפקה אל המטרות המובחנות והמוגדרות מראש. כנס לקוחות שמטרתו בידור ופינוק של הלקוחות ייראה שונה לגמרי מאירוע השקה ו/או מכנס עסקי מקצועי. התוכן, המיקום, הבידור והמזון שיוגש – כל אלה ייראו אחרת ויותאמו לסוג, למטרות, לאופי ולסגנון האירוע; ולכן הגדרתם של כל אלה היא המטרה הראשונית והחשובה במהלך הפקת אירועים עסקיים.
שלב שני – בחירת מיקום
השלב השני בהפקתו של אירוע הוא בחירת המיקום. גם המיקום צריך להתכתב עם מטרותיו, עם אופיו, עם מאפייניו ועם סגנונו של האירוע העסקי. בעוד אירועי השקה יכולים להתקיים בחנות החדשה הנפתחת, במשרדים החדשים או בחנות הדגל שבה יושקו מוצרים חדשים – כנס מקצועי לספקים או יריד מכירות צריכים להתקיים בלוקיישן שונה לגמרי, שיכול להיות אולם אירועים, מסעדה, גן אירועים, מקום בילוי, אולמות כנסים בבתי מלון, אולם כנסים בארגון ועוד.
שלב שלישי – יצירת באזז
אחד השלבים החשובים בהפקתו של כל אירוע עסקי הוא המיתוג. ודאי אם מדובר באירועי השקה וגם אם מדובר בכנסים יותר סולידיים – יש להקפיד על יידוע של כל המוזמנים, על הפצת דבר קיומו של האירוע לכל הנמענים החשובים ובקיצור – הרבה עבודת יחסי ציבור, מיתוג, שיווק ופרסום.
שלב רביעי – תוכן
עוד מאפיין מרכזי בהפקת אירוע עסקי הוא התכנים. אופיו של האירוע מכתיב את התכנים, מטבע הדברים. כך, למשל, באירועי השקה “מינגלינג” ואירוח של אושיות מהביצה המקומית – ידוענים – מספקים את התוכן. לעומת זאת, בכנס מקצועי יש צורך בשילובן של הרצאות שונות ותכנים לעיון ולמידה, בכנסי לקוחות יש צורך במתן מידע על המוצרים במקביל לבידור קליל שינעים את האווירה, ובירידי מכירות אפשר לשקול להוסיף מתקני בידור (במות, מתנפחים, מתקנים לממכר מזון וכיוצא באלה) כדי לבדר את האורחים שמגיעים, כאשר הכל תלוי בקהל המבקרים ובצרכים שלו.
שלב חמישי – הפרטים הקטנים
בשלב זה ייתפרו וייסגרו כל הפרטים הקטנים הקשורים להפקת אירועים עסקיים – מזון, מתקנים וציוד, תפאורה והגברה, דוכנים וצלונים, ריהוט לישיבה וכן הלאה.
